Um orçamento completo e eficaz é fundamental para a administração, reduzindo problemas que podem prejudicar severamente a execução dos projetos e do dia a dia. A previsão de gastos permite que os síndicos tomem decisões mais assertivas e sem desperdício de recursos, além de ser o caminho correto para o estabelecimento dos reajustes de valores das taxas condominiais.
Nesse processo, é importante definir um orçamento que inclua os gastos fixos e reservar despesas extraordinárias de menor porte, para quando surgem situações não previstas, como a necessidade de trocar peças quebradas antes do prazo previsto para a troca. Para deixar a previsão orçamentária mais realista, o melhor caminho é ter o orçamento do ano em curso e do ano anterior como base, incluir projetos novos e levar em consideração as previsões de aumento anual dos contratos, concessionárias e funcionários.
“A taxa mensal da cota condominial normalmente se refere a despesas divididas da seguinte forma: pessoal e encargos correspondem a 50% dos gastos, concessionárias de luz e água, 25%, manutenção, 15% e outras despesas, 10%. Mas, dependendo de como está a gestão do condomínio, é possível sim, reduzir gastos. É preciso fazer uma boa avaliação e fazer investimentos que possam reduzir os gastos no curto, médio e longo prazo”, explica Edgar Pochetsky, diretor executivo da APSA.
Com relação ao pessoal, por exemplo, uma boa dose de organização pode evitar gastos excessivos com horas extras. “Muitas empresas hoje preferem oferecer uma folga compensatória. Outra forma de economizar recursos é terceirizando a mão-de-obra de determinados serviços, como limpeza, segurança e manutenção. E, ainda, outra importante forma de diminuir custos é manter a capacitação da equipe, em vez de estar sempre contratando pessoas novas e tendo gastos com demissões”, explica Edgar.
Serviços de água e luz – Quanto ao gastos com as concessionárias, há também alternativas simples que podem ajudar a reduzir os custos. Uma boa gestão passa, sobretudo, por uma revisão dos gastos, a fim de identificar melhorias que possam a levar à redução. Uma delas, por exemplo, é a medição individual para os serviços das concessionárias.
“Quando cada um responde por seus gastos, tendem a gastar menos água. Outra dica é fazer inspeções com a frequência necessária, a fim de evitar vazamentos. E priorizar as manutenções preventivas. Manutenções preventivas contribuem para a otimização do caixa do condomínio, pois minimizam problemas maiores, que geram gastos exorbitantes, como ter de trocar uma peça inteira”, diz o CEO.
Também é possível economizar água para uso em áreas comuns dos condomínios, com captação e tratamento de água de chuva, e energia, com a instalação de lâmpadas led nas áreas comuns. O uso de placas solares também pode ser avaliado.
“Além disso, é preciso estar sempre em campanha estimulando o uso mais consciente, como chamar apenas um elevador em vez de dois ou três. Isso quando não se pode ter um elevador inteligente”.
Manutenção e contratação de serviços – Para reduzir ainda mais os custos do condomínio, uma dica é fazer cotações em plataformas digitais. Utilizar a tecnologia simplifica as cotações do condomínio.
A inadimplência também é um problema frequente na administração de condomínios. A falta de pagamento das taxas condominiais incide diretamente na redução do fluxo de caixa. Com isso, o orçamento condominial fica apertado e muitos síndicos ficam impossibilitados de destinar verbas para melhorias ou até mesmo para manutenções rotineiras do empreendimento.
“Os síndicos devem olhar para esse ponto com muita atenção, buscando formas de minimizar esse problema. Sugerimos fazer um mapeamento dos inadimplentes, identificando os devedores para realizar a cobrança. O contato com os devedores sendo feito por uma empresa especializada em cobranças extrajudiciais também é uma boa solução. E nessa negociação, o ideal é que as alternativas sejam positivas para os dois lados: estendendo-se o prazo de pagamento ou sugerindo o parcelamento da dívida”, por exemplo.
E se o condomínio ainda estiver no vermelho, uma boa alternativa é antecipar recebíveis com empresas que garantem as receitas em dia. Há diversas empresas hoje que fazem esse serviço, tirando do síndico o estresse com as cobranças.
Tecnologias – Um bom recurso pra manter os condôminos em dia, é disponibilizar os boletos de forma prática e dar autonomia para que consultem a segunda via do boleto de qualquer lugar, como por meio do aplicativo ou WhatsApp. E estar sempre conscientizando sobre a importância da cota condominial.